Excel-Dienstplan V4 (Arbeitszeitkonto, Automatik, Soll-/ Ist-Stärke-Vergleich, Ruhezeit-Kontrolle)
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Produktbeschreibung
Excel-Arbeitsmappen-Lösung zum teilautomatisierten Erstellen von Dienstplänen mit Arbeitszeitkonto-Führung, Job-Automatik und Soll- / Ist-Stärke-Vergleich (Personalstärke pro Job). Es können pro Tag vier verschiedene Jobs auf 30 Mitarbeiter verteilt werden, die Anzahl der pro Job eingeteilten Mitarbeiter wird errechnet und mit der vorher festgelegten Sollstärke verglichen. Die Eingabe geteilter Dienste ist möglich.
Für jeden Mitarbeiter wird der Differenzbetrag zwischen vereinbarter und geleisteter Arbeitszeit über einen Zeitraum von 53 Kalenderwochen fortlaufend saldiert.
In den Stammdaten festgelegte Ruhezeiten (Nachtruhezeiten und Ruhezeiten zwischen geteilten Diensten) werden kontrolliert, Verletzungen farbig markiert.
Vorausgesetzt wird Microsoft Excel (sowie Grundkenntnisse in dessen Anwendung) oder OpenOffice. Versand als CD-ROM oder Download als Zip-Datei (im Download-Bereich).
Funktionsweise
1. Stammdaten anlegen
Im Tabellenblatt Stammdaten werden Arbeitszeit-, Pausen- und Ruhezeitregelungen eingetragen.
Diese werden bei der Berechnung der Tages- und Wochenarbeitszeit und der Über- / Minusstunden berücksichtigt sowie zur Kontrolle von Ruhezeitverletzungen verwendet.
2. Betriebsstätten anlegen
Diese Angabe ist optional.
Die Einträge erfolgen einmalig im Tabellenblatt KW 1. In den Blättern KW 2 bis KW 53 erscheinen diese Einträge automatisch.
3. Kalenderdaten eingeben
Das Datum für den ersten Tag der ersten Woche wird im entsprechenden Feld des Tabellenblattes KW 1 gesetzt.
Die nachfolgenden Datumsangaben in diesem wie auch allen folgenden Tabellenblättern werden automatisch aktualisiert.
Feiertage müssen, sofern sie in die Arbeitszeitberechnung mit einbezogen werden sollen, manuell mit einem "f" markiert werden. Es wird dann die durchschnittliche regelmäßige Arbeitszeit für diesen Tag berechnet.
4. Mitarbeiter anlegen
Im Tabellenblatt KW 1 werden dazu folgende Einträge vorgenommen:
- Namen der Mitarbeiter
- Angabe der vereinbarten Arbeitszeit in % von Vollzeit
- ggf. Übertrag eines bisher aufgelaufenen Überstunden- oder Minusstundensaldos
In den nachfolgenden Tabellenblättern erscheinen diese Einträge dann automatisch. Müssen diese Angaben in einem Tabellenblatt geändert werden, z.B. wegen Mitarbeiterwechsel oder Teilzeitvereinbarungen, können diese Einträge nach Aufheben des Blattschutzes überschrieben werden. Die nachfolgenden Tabellenblätter werden dementsprechend aktualisiert.
Sind diese Einträge erfolgt, kann jetzt der Dienstplan erstellt werden:
Für jede Woche des Kalenderjahres ist ein Tabellenblatt angelegt
1. Disposition übertragen
Diese Angabe ist optional und dient der eigen Übersicht über die betrieblichen Vorgänge.
Der Eintrag erfolgt in die den Betriebsstätten zugeordneten Zeilen.
2. Dienste anlegen
Es können in jedem Tabellenblatt unabhängig voneinander für jeden Tag bis zu vier verschiedene Jobs angelegt werden.
Folgende Einträge sind hier vorzunehmen:
- Ein Kürzel für den Job (beliebiges Zeichen oder Zeichenfolge)
- Dienstbeginn und Dienstende im Format hh:mm.
- Eine Bezeichnung / Beschreibung für den Job
- optional die erforderliche Personalstärke (Sollstärke) für diesen Job. Die eingeteilte Ist-Stärke wird mit diesem Wert verglichen, Abweichungen farbig markiert.
3. Dienstplan erstellen
Jetzt muß nur noch das Kürzel für einen Job im entsprechenden Eingabefeld bei der erforderlichen Anzahl Mitarbeiter eingetragen werden. Es erscheinen dann automatisch Dienstbeginn, Dienstende, Jobbezeichnung sowie die errechnete Arbeitszeit.
Für die Möglichkeit geteilter Dienste (z.B. Vormittags- und Abenddienst) gibt es hier pro Tag und Mitarbeiter zwei Eingabefelder.
Die Anzahl der für einen Job eingeteilten Mitarbeiter wird errechnet, der Wert erscheint im Kopf der Tabelle rechts neben dem dort angelegten Job. Ist dieser Wert geringer als die Sollstärke, ist er rot markiert, ist er größer als die Sollstärke, ist er grün markiert.
Ruhetage werden mit dem Kürzel "rt" eingetragen.
Feiertage werden mit dem Kürzel "f" eingetragen.
Soll für einen Feiertag die regelmäßige durchschnittliche tägliche Arbeitszeit mit einberechnet werden, muß links oberhalb des Datumsfeldes ebenfalls ein "f" eingetragen werden.
Arbeitszeitberechnung
1. Tägliche Arbeitszeit
Aus den Einträgen für Dienstbeginn und Dienstende wird für jeden Tag die Arbeitszeit berechnet. Pausen werden entsprechend den in den Stammdaten angelegten Pausenregelungen abgezogen.
Wurde ein Tag als Feiertag markiert, (Eingabe "f" beim Datum), wird die durchschnittliche regelmäßige tägliche Arbeitszeit berechnet oder ggf. einer an diesem Tag geleisteten Arbeitszeit hinzugerechnet.
2. Summen / Salden
Es erscheinen für jeden Mitarbeiter vier Angaben.
1. Feld: Summe der in der aktuellen Woche geleisteten Arbeitszeit
2. Feld: Differenz zwischen vereinbarter und geleisteter Arbeitszeit (Überstunden oder Minusstunden) in der aktuellen Woche
3. Feld: Übertrag des bis zu dieser Woche entstandenen Überstunden- / Minusstundenbetrages
4. Feld: Gesamtbetrag der Differenz zwischen vereinbarter und geleisteter Arbeitszeit (Überstunden- /Minusstunden-Saldo)
Bewertungen von Kunden, die dieses Produkt gekauft haben:
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Geschrieben von Christina K. am 28.07.2009
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